직장 실용 스킬 —문서 관리

우리IT 작업아, 평소 작업노트는 우리의 재산이다. 우리는 그들을 한쪽으로 내버려둘 수 없다.사실 이것은 우리가 좋은 문서 관리 습관을 기르지 못했기 때문이다.

경험이 풍부하고 참여하는 사업이 많아졌습니다. 우리 컴퓨터에 가치 있는 문서가 많죠? 하지만 어느 날 이런 문서가 필요할 때, 어디로 갔는지 몰랐는데, 우리가 이런 고통을 겪은 적이 있는 적이 있나요? 아니면 평소에 문서를 쓰는 습관이 없었지만, 우리가 나중에 비슷한 문제를 다시 만나게 되면 좋은 기억력이 나빠질 수밖에 없었습니다.확실히, 우리가 IT 를 하는 것은 평상시 작업노트는 우리의 재산이다. 우리는 그들을 내버려 둘 수 없다.사실 이것은 우리가 좋은 문서 관리 습관을 기르지 못했기 때문이다.

물론 좋은 일습관을 길러야 한다. 쉬운 일이 아니다. 강산은 고치기 쉽지만 본성은 움직이기 어렵다.나 도 근 삼 년 간 걸렸는데 비로소 좋은 것 을 길렀다문서 관리습관지금 나는 몇 년 동안 문서관리에서 모색해 낸 좋은 경험과 실패의 교훈을 공유하고 있다. 아마도 여러분들에게 도움이 될 것이다.

하나, 하나, 하나, 한 번, 평상시 수업을 등한시해서는 안 된다.

나는 지금까지도 이미 몇 년 동안 일한 지 벌써 몇 년이 되었다CIO이 자리에서도 시간이 비교적 길다.하지만 요즘은 일과 어려움을 겪기도 한다.어제 내가 활동 디렉토리를 관리할 때, 이벤트 디렉토리 안에 OU 가 어떻게 돌아가는지 모르겠고, 도메인에서 설치된 관리 전략을 벗어나 OU 역할을 할 수 없다.물론 OU 설정에는 이미 상속으로 설정됐다.동료와 오랫동안 연구해서 문제의 소재를 알게 되었다.문제 해결 후 저녁 8시가 넘었지만, 나는 아직 30분 동안 초과 근무, 문제의 현상과 해결 방법을 상세하게 기록했다.앞으로 또 비슷한 문제가 발생할 수도 있으니 처음부터 신경 쓰지 말고 이 자료만 뒤져봐야 할 것 같다.

그러나 내가 처음에 일할 때 이런 습관이 없었다.그때 나는 여전히 회사 아래의 네트워크를 지키는 기술자이었다.나의 상사는 나에게 평소에는 작업 문서를 쓰고, 문제를 해결해, 문서를 쓰기 위해 여러 번 나에게 주의를 주었다.그러나 나는 모두 귓전으로 여긴다.한 가지 일을 나는 매우 똑똑히 기억한다.이것은 우리가 채택한 LINUX 시스템이며, 우리 회사의 파일은 모두 LINXU 서버에 존재한다.LINUX 는 LINXU 의 파일 서버를 방문하기 편리하지 않으므로 명령행에서 서버의 공유 파일값을 올려야 합니다.나는 처음에는 몰라서 사장에게 어떻게 끊는지를 알아냈지만, 나는 어떤 기록을 하지 않았다. 한 달 후, 나는 비슷한 문제를 만났고, 내가 다시 사장에게 가르침을 청하러 갔을 때, 그는 “말했잖아, 왜 또 안 했어 ”라고 말하였다. 그는 나에게 가서 알아보라고 했다. 어쩔 수 없어, 나는 인터넷에서 오랫동안 찾았지만, 여러 사람을 찾아서 어떻게 해결할 것인지 알게 되었다.이 사건이 끝난 후, 나는 착실한 것을 배우기 시작했고, 일을 서서히 총결산하고, 일에서 어떤 문제를 만나게 되면, 나는 상세한 기록을 기록하고, 어떻게 해결 및 주의사항을 해결할 것인가.나의 지식, 기능은 점점 성장하고 쌓이고, 나의 사장도 점점 나를 중시한다.우리 사장이 홈을 뛰고 난 조리대로 그의 위치를 만들었다.

그러니까 우리 뇌를 너무 믿지 마.속담에 좋은 기억력은 문필보다 못하다.평소에는 필기를 하는 좋은 습관을 길러야 우리는 발전할 수 있다.앞으로 비슷한 문제를 만났을 때 우리는 더 이상 남에게 구할 필요가 없다.{page ubreak}

둘째, 문서의 완전성과 버전 제어에 주의해야 한다.

때때로 우리가 어떤 문제를 해결하는 것은 일회성 완성이 아니라 여러 번 나눠 해결한 것이다.매번 작은 진보를 거둘 때마다 우리는 상세한 기록을 해야 한다.이 기록은 문제의 진전에 따라 점차 업데이트해야 한다.하지만, 내가 예전의 말은 이렇게 하는 것이 아니다.내가 이전에 이런 문제를 만났을 때, 문제를 해결할 때 한 번에 총결을 하기를 좋아하지만, 그렇다면 시간이 지나면, 일부 세부 문제는 잊을 수도 있고, 기록할 수 없다.때로는 나도 문서를 하나하나 기록할 때가 있다. 이렇게 한 가지 문제를 나누어 해결하면 여러 문서 기록이 있다. 1쌍이 많지만, 좋은 기록은 아니다.

지금 나는 다시 이 방면에서 개선되었다.며칠 전에 재무 사용자가 나에게 의견을 제시했다.재무는 현재 ERP 시스템을 사용하고 있으며, 그들은 상품 명세서에 사용해야 한다.예전에는 이 보고서가 창고에 쓰였기 때문에 위에는 구매 청구서에 있는 가격을 가져오지 않았다.재무 사용자가 수요를 제시한 후, 나는 사용자 정의 보고서의 기능을 통해 그들에게 이 수요를 실현하고 구체적인 해결안을 썼다.하지만 사용으로 발견, 현재 창고 직원들도 구매 가격을 볼 수 있게 된 것은 우리 회사의 가격 통제 제도와 맞지 않습니다.우리 회사는 창고 인원이 구매 가격을 볼 수 없다고 규정했다.그렇다면 나는 또 권한에서 조정을 했다.이번 권한 문제의 해결은 다른 문서를 쓰는 것이 아니라 문서에서 직접 바꾸어 보충했다.그렇다면 이 재무수요의 해결은 모두 한 문서에 반영하고 앞으로 무슨 문제가 생기면 여러 문서의 기록을 뒤져볼 필요가 없다.

셋째, 부하도 이 직업 습관을 길러야 한다.

우리는 자신이 근근과 총결을 키워야 할 뿐만 아니라, 그리고 우리의 부하도 이 습관을 길러야 한다.why? 우리는 지금 당신이 메일 시스템을 담당하고 있다고 가정한다.회사가 지금 내부 메일 시스템을 실행하려고 하는데, 당신은 또 몸을 뺄 수 없으니, 당신 수하에게 이 메일 항목을 맡길 수밖에 없습니다.그것은 이 메일 프로젝트의 전체 과정에 대해, 당신은 당연히 완전한 문서기록을 가지고 있으며, 실시 과정에서 발생한 문제, 사용자 수요의 전말 등을 포함한다.그럼에도 불구하고 이 직원이 퇴직한 후에도 이 자료를 가지고 우편물 시스템을 유지할 수 있다.아니면 이 직원이 홈을 빼면 우편시스템을 유지하는 것은 매우 귀찮을 것이며 최소한 오랜 시간을 공부해야 한다.사실 이런 상황은 평소에는 주의를 기울여 부하에 문서를 많이 쓰도록 촉구하는 것은 피할 수 있다.

그러나 사람들은 항상 이기적이다. 비록 당신이 수하에서 기록을 했지만, 그 기록은 그에게는 소중한 재산이다. 그는 그렇게 기꺼이 기여하지 않을 수도 있다.나도 예전에도 그랬다. 나는 누구나 이런 생각을 하고 싶다. 그럼 어떡하지? 우리는 제도를 만들어야 한다.나의 현재 방법은 직원들의 문서 제작이 직접 그들의 심사와 관련된 것이다.우리는 지금 한 달에 한 번 심사를 하고 평소의 업무에 대해 양도를 수행한다.너는 이번 달에 어떤 일을 했는지 모두 상세하게 기록해야 한다.이것은 우리 회사의 요구이다. 나는 또한 추가 증가하고, 네가 하는 일을, 만약 OA 시스템 유지유지, 다음달 어떤 유지를 해야 하는지 제외하고는 상세한 기록을 첨부해야 한다. 만약 어떤 문제를 발견하고 어떻게 해결할 것인지, 등등등이다.이 문서들은 직원들의 재산뿐만 아니라 회사의 재산이다.당신은 갈 수 있지만 이 경험은 나에게 남겨 주어야 한다.

그래서 우리는 자신의 문서기록 습관을 길러야 할 뿐만 아니라, 그리고 부하도 이 습관을 길러야 하고, 공유를 시켜야 하고, 회사의 재산이 되어야 한다.